Privatlivspolitik for Århus Motorbådklub - AMK

Århus Motorbådsklubs dataansvar.

AMK behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der handler om, hvordan AMK behandler medlemmernes personoplysninger. 

Gennemgående for AMK´s databehandling er, at AMK kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra legitime interesser. AMK behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de formål, der er nævnt i denne politik, og AMK sletter medlemmernes oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige.

Århus Motorbådklub er dataansvarlig og sikrer, at medlemmernes personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:

Kontaktperson: Peter Hildebrandt

Adresse: c/o Århus Motorbådklub, Kystpromenaden 6, 8000 Århus C

CVR: 27771165

Telefonnr.: 86137234

Mail: Kasserer@aarhusmotorbaadklub.dk

Website: www.aarhusmotorbaadklub.dk

Behandling af personoplysninger.

AMK behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, evt. foto.

AMK indsamler kun oplysninger fra medlemmerne, som ved indmeldelse i klubben og oprettelse af medlemsprofil via AMK´s hjemmeside har givet de oplysninger, der er nødvendige i Klubmoduls administrationsprogram. Medlemmerne kan frivilligt ved oprettelse af medlemsprofilen uploade et foto. 

Følsomme data, eksempelvis betalingskortinformationer, indsamles ikke af AMK. Følsomme data, der sendes via nettet, er sikret ved brug af kryptering i henhold til administrationsaftale med Klubmodulet..

Formål med behandling af personoplysninger.

AMK behandler medlemmernes personoplysninger til bestemte formål, når der er en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er:

·     Foreningens legitime interesser i at behandle medlemmernes oplysninger (interesseafvejning).

·     At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med medlemmet.

·     Behandling efter lovkrav.

·     Behandling med samtykke.

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

·     AMK´s medlemshåndtering, herunder registrering i elektronisk medlemskartotek og kontingentopkrævning.

·     Som led i AMK´s aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.

·     Opfyldelse af lovkrav.

·     Levering af varer og ydelser bestilt af medlemmerne.

·     Administration af medlemmernes relationer til AMK.

AMK behandler personoplysninger ud fra legitime interesser.

I det omfang, AMK behandler medlemmernes personoplysninger på baggrund af interesseafvejning, vil denne behandling udelukkende være motiveret af legitime interesser som:

·     Tildeling og administration af leje af bådplads.

·     Vedligeholdelse af medlemskartotek, herunder betingelse for erhvervelse af bådplads på klubbens fartøjsstation.

·     Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne, herunder i forhold til generalforsamling.

·     Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning  og betaling af kontingent m.v.

·     Afholdelse af sociale arrangementer.

·     Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.

·     Videregivelse af almindelige personoplysninger, såfremt det sker efter krav i lovgivning eller i øvrigt kræves af offentlige myndigheder.

·     Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

·     For medlemmer under 18 år kan der af hensyn til kontaktmuligheder behandles oplysninger om forældrene.

Samtykke.

AMK´s behandling af personoplysninger baserer sig på frivilligt afgivne oplysninger i forbindelse med indmeldelse i klubben. Herudover vil AMK kun indhente medlemmernes samtykke, såfremt det i sjældne tilfælde vil være nødvendigt for at behandle personoplysninger til de formål, der er beskrevet i denne privatlivspolitik.

Hvis AMK indhenter samtykke, er det frivilligt for medlemmerne at give samtykke, og det enkelte medlem kan til enhver tid trække det tilbage ved at give AMK besked om det.

Videregivelse af personoplysninger.

Ingen registrerede personoplysninger videregives til tredjemand i nogen form på noget tidspunkt, medmindre det sker efter krav i lovgivning eller i øvrigt kræves af offentlige myndigheder. AMK videregiver ikke personoplysninger til markedsføring uden medlemmets samtykke.

Opbevaring og sletning af personoplysninger.

AMK har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om medlemmets personoplysninger behandles som medlem af klubben, herunder ulønnet medlem af bestyrelse og udvalg, eller som lønnede.

Medlemmer:

AMK opbevarer personoplysningerne (almindelige medlemsoplysninger) i en periode fra medlemskabets ophør og – af praktiske og administrative hensyn – i op til fem år efter kalenderåret for det enkelte medlems udmeldelse af klubben.

Lønnede:

AMK opbevarer personoplysninger i en periode fra ophøret af hvervet og i overensstemmelse med følgende kriterier:

·     Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i fem år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om.

·     Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i fem år, efter hvervet er ophørt.

AMK kan dog opbevare oplysninger på medlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Medlemmets rettigheder.

Medlemmet har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når AMK behandler personoplysninger om medlemmet:

·     Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.

·     Retten til indsigt i egne personoplysninger.

·     Retten til berigtigelse.

·     Retten til sletning.

·     Retten til begrænsning af behandling.

·     Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).

·     Retten til indsigelse.

Medlemmet kan gøre brug af sine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod AMK´s behandling, ved at henvende sig til AMK, der herefter undersøger, om betingelserne er opfyldt. AMK skal i så fald gennemføre ændring eller sletning af personoplysningerne så hurtigt som muligt.

Medlemmet kan altid indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken.

Efter eventuelle ændringer vil den til enhver tid gældende privatlivspolitik være tilgængelig på AMK´s websted.

Vedtaget af bestyrelsen i Århus Motorbådklub.

Maj 2018.