FORRETNINGSORDEN

for bestyrelsen i Aarhus Motorbådsklub (herefter kaldet klubben)

§ 1 Bestyrelsesarbejdets organisering og opgavefordeling

Stk. 1: På generalforsamlingen er formanden og kassereren blevet valgt direkte. På det første møde umiddelbart efter generalforsamlingen defineres og fordeles posterne som næstformand og de øvrige bestyrelsesposter. Mødet ledes af formanden.

Stk. 2: På det første bestyrelsesmøde, som holdes efter den ordinære generalforsamling, fremlægges forretningsordenen, og der tages stilling til, om forretningsordenen skal ændres eller godkendes i den foreliggende form. Bestyrelsen kan til enhver tid vedtage ændringer til forretningsordenen.

Stk. 3: Bestyrelsen har den daglige ledelse af foreningen.

Stk. 4: Bestyrelsen træffer afgørelse i alle sager vedrørende klubbens forhold. Dette gælder dog ikke for sager, der efter vedtægterne skal afgøres af generalforsamlingen eller af anden grund afgøres af generalforsamlingen.

Stk. 5: Alle bestyrelsesmedlemmer er forpligtede til at tilstræbe opfyldelse af klubbens formål og skal virke til gavn for klubbens interesser inden for den ramme, som vedtægterne og generalforsamlings beslutninger udgør.

Formandens hovedfunktioner er:

  • -  repræsenterer klubben udadtil

  • -  aflægger bestyrelsens beretninger overfor generalforsamlingen

  • -  indkalder til møder og generalforsamlinger

  • -  leder bestyrelsesmøder

  • -  udarbejder dagsorden for bestyrelsesmøder i samarbejde med sekretæren

  • -  er presseansvarlig

    Næstformanden hovedfunktioner er:

       - overtager formandens funktioner, når denne har forfald

  • -  er formanden behjælpelig med dennes virke i klubben

  • -  administrerer klubbens hjemmeside, herunder klubmodul, i samarbejde med klubsekretæren

    Kassererens hovedfunktioner er:

    Kasserens hovedfunktioner kan endnu ikke beskrives, da overdragelsen af arbejdet til den nye kasserer har vist sig at være tidskrævende og kompliceret.

    Sekretærens hovedfunktioner er:

  • -  fører protokollen/ udarbejder referat ved alle møder i bestyrelse og generalforsamling

  • -  sørger for al korrespondancearbejde og opbevarer al materiale i mindst 5 år

  • -  administrerer klubbens hjemmeside i samarbejde med næstformanden

  • -  bestyrelsesformanden behjælpelig ved indkaldelse til bestyrelsesmøder og udarbejdelse af dagsorden herfor

    Fartøjsinspektørens hovedfunktioner er:

  • -  udarbejder fartøjsplan for den kommende sæson til behandling og godkendelse i bestyrelsen

  • -  håndterer den løbende ajourføring af fartøjsplanen

  • -  påse på bestyrelsens vegne at bådene er i yachtmæssig stand og fører en ren klubstander

  • -  påse på bestyrelsens vegne at alle både er ansvarsforsikrede (bemærkning: måske i stedet kasseren)

  • -  fører venteliste over ansøgninger til bådplads

  • -  indstiller til bestyrelsen tildeling af ledige bådpladser til klubmedlemmer og på venteliste

  • -  tilser at medlemmerne anvender det af klubben krævede obligatoriske el-kabel

    § 2 Mødeindkaldelse

Stk. 1: Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden i samarbejde med sekretæren.

Stk. 2: Indkaldelse sker via e-mail senest 7 dage inden afholdelsen. Indkaldelsen indeholder tid og sted for mødet samt en dagsorden for mødet med de dertil hørende bilag.

Stk. 3: Udkast til dagsordenen fastsættes af formanden. Ethvert medlem kan forlange et punkt optaget på dagsordenen ved at give meddelelse til formanden senest 8 dage før mødets afholdelse.

Stk. 4: Såfremt et bestyrelsesmedlem fremsætter ønske om behandling af et punkt efter modtagelsen af dagsordenen (forud for mødet eller på mødet ved godkendelsen af dagsordenen), kan dette punkt optages på dagsordenen, når alle bestyrelsesmedlemmer er enige herom eller hvis punktet er uopsætteligt. Er dette ikke tilfældet, behandles punktet på det næstkommende bestyrelsesmøde.

§ 3 Dagsordenens indhold

Stk. 1: Dagsordenen skal mindst indeholde følgende punkter:

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referatet fra sidste bestyrelsesmøde 3. Meddelelser/til orientering
4. Kort økonomisk status (budgetopfølgning mv.)
5. Sager til drøftelse og evt. beslutning
6. Evt.

Stk. 2: Bestyrelsen bør jævnligt behandle udviklingstendenser og strategiske tiltag.

§ 4 Bestyrelsesmøder

Stk. 1: Bestyrelsen fastlægger på det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen bestyrelsesmøder for det kommende år. Bestyrelsesmøder afholdes ca. 1 gang om måneden. I øvrigt afholdes bestyrelsesmøder, når dette ønskes af et medlem af bestyrelsen eller af den valgte revisor.

Stk. 2: Møderne kan afvikles som fysiske eller elektroniske møder. Møderne afholdes i klubbens lokaler, medmindre andet aftales.

Stk. 3: Suppleanter kan uden taleret og stemmeret deltage i bestyrelsesmøder, når det bestemmes af bestyrelsen. Bestyrelsen kan bede andre personer om at deltage i et bestyrelsesmøde.

§ 5 Beslutningsdygtighed

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige medlemmer deltager.

§ 6 Mødeledelse

Stk. 1: Formanden, og i dennes fravær næstformanden, leder bestyrelsesmøderne.

Stk. 2: Der tilstræbes enighed i bestyrelsen. Beslutninger vedtages i øvrigt med almindeligt flertal, hvor hvert medlem har en stemme. Ved stemmelighed er formandens, og i dennes fravær næstformandens, stemme afgørende.

Stk. 3: Ved behandlingen besluttes nærmere om opfølgningen på de enkelte sager.

§ 7 Referat

Stk. 1: Sekretæren udformer (”fører protokollen”?) referat af bestyrelsesmøder. Bestyrelsen beslutter, hvordan referaterne gemmes, så foreningen til enhver tid har bestyrelsesreferaterne. Referaterne udformes hovedsageligt som beslutningsreferater.

Stk. 2: Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at få et forbehold i forhold til en vedtaget beslutning noteret i referatet.

Stk. 3: Udkast til referat udsendes via e-mail til samtlige bestyrelsesmedlemmer senest 7 dage efter mødets afholdelse. Mødedeltagere, der måtte være uenige i referatet, bør inden 4 dage fra referatets modtagelse fremsætte indsigelse over for de øvrige bestyrelsesmedlemmer.

Stk. 4: Referater af bestyrelsesmøder godkendes på det følgende bestyrelsesmøde.

Stk. 5: Referatet lægges på klubbens hjemmeside. Dog må fortrolige oplysninger ikke fremgå af dette referat.

§ 8 Beslutninger uden for møde

Et flertal i bestyrelsen kan træffe afgørelse om afgrænsede emner via e-mail eller på lignende måde. Dog kan ethvert bestyrelsesmedlem kræve emnet behandlet på et møde.

§ 9 Inhabilitet

Stk. 1: Såfremt bestyrelsen skal træffe beslutninger, hvori et eller flere medlemmer har en særlig personlig interesse, der kan stride mod klubbens interesser, er disse ikke berettiget til at deltage i behandlingerne eller afstemningerne.

Stk. 2: Det pågældende bestyrelsesmedlem skal informere bestyrelsen om forholdet, så bestyrelsen kan afgøre, om der foreligger inhabilitet.

§ 10 Tavshedspligt

Stk. 1: Medlemmerne af bestyrelsen er forpligtet til ikke over for nogen uberettiget at videregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kendskab til. Forhold, der i sagens natur skal bringes til tredjemands kundskab, anses ikke for at være uberettiget videregivelse.

Stk. 2: Forpligtelsen gælder fortsat efter hvervets ophør.

§ 11 Kompetence

Stk. 1: Inden for rammerne af anvisningerne i nærværende forretningsorden er et bestyrelsesmedlem bemyndiget til at handle på klubbens vegne i det omfang det er nødvendigt for udførelsen af de opgaver og funktioner, som bestyrelsesmedlemmet har.

Stk. 2: Såfremt en sag ikke tåler udsættelse, er formanden bemyndiget til at disponere på bestyrelsens vegne. Formanden skal dog så vidt muligt søge godkendelse hos et flertal af bestyrelsens medlemmer, og i alle tilfælde skal bestyrelsen efterfølgende orienteres hurtigst muligt.

§ 12 Økonomiske dispositioner

Stk. 1: Bestyrelsen beslutter hvordan klubbens økonomiske midler placeres, og hvem der har fuldmagt til at disponere. Herunder beslutter bestyrelsen, hvilke kontante beløb kassereren må ligge inde med og proceduren for kasseoptælling.

Stk. 2: Bestyrelsen drøfter med sit pengeinstitut, hvordan fuldmagtsforhold til klubbens konti skal være. Herunder drøftes om der skal være to godkendere til betalinger/overførsler. Endvidere drøftes om midler placeres på flere konti, så der kun til driftskontoen er knyttet netbank, mens større midler placeres på andre konti.

Stk. 3: Foruden kassereren skal formanden eller et andet bestyrelsesmedlem have adgang til at følge dispositioner på klubbens konti.

Stk. 4: Kassereren sørger for, at bestyrelsen modtager økonomisk kvartalsopfølgning over det bogførte og tilhørende kontoudtog fra klubbens driftskonto. Bestyrelsen skal forholde sig til væsentlige budgetafvigelser.

Stk. 5: Enhver transaktion, som udløser en økonomisk forpligtelse for klubben på over kr. 10.000,-, skal forelægges bestyrelsen til godkendelse, før dispositionen gennemføres, ligesom enhver transaktion, som indebærer en væsentlig overskridelse af det gældende budget for den pågældende udgiftsart, ligeledes skal forelægges bestyrelsen til godkendelse, før dispositionen gennemføres.

Stk. 6: Ethvert bilag skal attesteres. Formanden er bemyndiget til at attestere alle udgiftsbilag. Bestyrelsen fastlægger i øvrigt hvilke bestyrelsesmedlemmer, der er bemyndiget til at attestere udgiftsbilag på de forskellige områder.

Stk. 7: Bestyrelsen sørger for at vedtægternes tegningsregel iagttages.
Stk. 8: Bestemmelserne i Vedtægternes § 11 går forud for § 12 i forretningsordenen

§ 13 Fartøjsstationen

Stk. 1: Bestyrelsen foranlediger, at der bliver udarbejdet en fartøjsplan for den kommende sæson. Planen forelægges bestyrelsen til godkendelse.

Stk. 2: Såfremt et fartøj påtænkes flyttet til anden plads skal fartøjsejeren forinden orienteres. Fartøjsejeren kan påklage den påtænkte flytning til bestyrelsen.

Stk. 3: Fartøjsplanen skal offentliggøres senest 1. April. Planen offentliggøres på hjemmesiden samt ved opslag i klubhuset.

Stk. 4: Bestyrelsen skal påse at bådene er i yachtmæssig stand, og at de fører en ren klubstander. (her vil jeg så anføre, at vi må have en klubstander i en ordentlig udførelse – det bringer da også skam over klubben, at vi alle fra ca 1. Juli sejler rundt med en total falmet klubstander)

Stk. 5: Bestyrelsen skal påse at alle både er ansvarsforsikrede. Stk. 6: Bestyrelsen er ansvarlig for tildeling af ledige bådpladser.

§ 14 Adfærdspolitik

Stk. 1: Bestyrelsen kan fastsætte en adfærdspolitik, der beskriver relevante emner om adfærd i klubbens regi.

§ 15 Presse

Stk. 1: Formanden er presseansvarlig eller en anden af bestyrelsen udpeget.

Stk. 2: Bestyrelsesmedlemmerne kan frit udtale sig over for omverdenen om egne holdninger, men udtalelser, som fremsættes på klubbens eller bestyrelsens vegne, skal kanaliseres gennem den presseansvarlige.

§ 16 Regnskab og revision

Stk. 1: Bestyrelsen har ansvaret for, at der udarbejdes behørigt årsregnskab, og at revisor får adgang til de informationer, som denne måtte have brug for til udførelsen af sine opgaver.

Stk. 2: Inden afholdelse af generalforsamling, behandler bestyrelsen udkast til regnskab og fastlægger indholdet i dette regnskab, der fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen. Klubbens revisor deltager i dette møde.

Stk. 3: Bestyrelsen er selv ansvarlig for at få tvivl vedrørende de enkelte poster afklaret.

Stk. 4: Bestyrelsen sørger for behørig revision.
Stk. 5: Bestyrelsen påser, at regnskabet får revisionspåtegning.

§ 17 Ændring

Ændringer i forretningsordenen vedtages på bestyrelsesmøde med 2/3 flertal.

 Vedtaget på bestyrelsesmødet den 2.11.2021

 Daniel Brix Hesselager Formand

 DGI Jura 13-03-2019/HF 25-10-2021.

 
Hold i dag

Instagram